POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dernière mise à jour : Juin 2023
PRÉAMBULE
Le FONDS DE PLACEMENT IMMOBILIER COMINAR, ses filiales et ses sociétés affiliées (ci-après désignés « Cominar » ou « nous ») souhaitent expliquer leurs pratiques en matière de gestion des Renseignements personnels recueillis sur leur sites ou plateformes Web, sur leurs comptes de réseaux sociaux (notamment Facebook, Instagram, Twitter, et LinkedIn) ou sur toute application pour mobile, le cas échéant (le(s) « Site(s) »).
Ainsi, la présente Politique vise la protection des Renseignements personnels (ci-après désignée la « Politique ») et énonce les principes qui orientent la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons ces Renseignements. La Politique devrait être lue et interprétée conjointement avec nos Conditions d’utilisation.
- DÉFINITIONS
« Utilisateur » ou « vous » désigne une personne physique qui (i) utilise notre Site; (ii) correspond d’une quelconque manière avec Cominar; (iii) participe à un sondage, un tirage, un concours ou une promotion de Cominar; (iv) est membre d’un programme, notamment un envoi courriel ou une infolettre de Cominar; ou (v) accède, utilise ou achète tout autre service offert par Cominar.
« Collecte » désigne l’action de recueillir, d’acquérir ou d’obtenir des Renseignements, de quelque façon et par quelque moyen que ce soit, y compris auprès de tiers.
« Divulgation » désigne l’action de révéler des Renseignements à un tiers.
« Renseignement(s) » désigne tout Renseignement personnel qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, directement ou indirectement.
« Responsable de la protection » désigne la personne mentionnée à la section 10 de la présente Politique.
- COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS
Renseignements personnels visés
Afin de fournir nos services, nous devons recueillir certains Renseignements concernant un Utilisateur et permettant de l’identifier. À moins que la loi ne nous le permette ou que nous n’ayons votre consentement, nous ne collectons que ceux qui sont nécessaires à nos activités : noms, numéro de téléphone, adresse courriel, code postal et préférence de langue pour les communications.
Afin d’utiliser certaines fonctionnalités de notre Site, nous pouvons vous demander de fournir des Renseignements personnels. Nous ne recueillons que les Renseignements personnels qui sont nécessaires afin de vous fournir nos différents services. Dans la mesure du possible, nous indiquons les champs obligatoires et les champs facultatifs.
Si vous utilisez les fonctions de contact, telles que « Contact », « Disponibilités » ou « Demande de Service » sur notre Site, nous pouvons recueillir votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, et d’autres Renseignements pertinents sur votre demande. Nous utilisons ces Renseignements pour répondre à votre demande ou à vos commentaires. Si vous nous envoyez des courriels ou des lettres, nous pouvons recueillir ces Renseignements dans un dossier vous concernant.
Si vous vous abonnez à une liste de diffusion, nous recueillerons votre nom et votre adresse courriel pour vous envoyer des courriels sur diverses nouvelles et promotions. Même après vous être abonné à une ou plusieurs lettres d’information et/ou avoir accepté une ou plusieurs offres pour recevoir des communications marketing et/ou promotionnelles de notre part, vous pouvez choisir de modifier vos préférences en suivant le lien « Désinscription » fourni à la fin du courriel ou communication reçue.
Si vous postulez pour un emploi via notre Site, nous pouvons recueillir les informations suivantes en lien avec votre candidature :
- Nom et prénom;
- Adresse courriel;
- Numéro de téléphone;
- Informations en lien avec les emplois précédents;
- Toute autre information contenue dans le curriculum vitae;
Avec votre consentement, ces renseignements pourront être utilisés pour vous communiquer d’autres offres d’emploi semblables à celle pour laquelle vous postulez.
Si vous achetez des cartes-cadeaux ou procédez à d’autres achats sur le Site, Cominar ne recueille pas les renseignements en lien avec votre carte de crédit. Ceux-ci sont traités indépendamment par un tiers fournisseur de services.
Dans le cadre de la conclusion d’un bail résidentiel, les informations nécessaires pour la complétion du formulaire de bail fourni par le Tribunal administratif du logement seront requises. Les renseignements personnels collectés incluent le nom complet, numéro de téléphone, adresse courriel, ancienne adresse et code postal et dépendamment du mode de paiement choisi, numéro de compte bancaire.
Moyens utilisés pour la Collecte
Les moyens utilisés par Cominar pour Collecter des Renseignements peuvent être traditionnels ou technologiques. En tout temps, nous respectons votre vie privée et n’utilisons que des moyens licites de Collecte de Renseignements.
Lorsque vous visitez notre Site, nous pouvons recueillir des Renseignements sur votre visite par le biais de cookies et de technologies de suivi similaires.
À moins que les lois ou règlements applicables ne le permettent ou ne l’exigent ou à moins d’avoir votre consentement, nous ne conserverons vos Renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, y compris pour satisfaire aux exigences juridiques, comptables ou de vérification. Cominar ne vend pas vos Renseignements à des tiers.
- DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS
Cominar ne divulguera vos Renseignements personnels qu’avec votre consentement ou s’il est légalement autorisé à le faire, notamment dans les contextes suivants :
- Transférer des Renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers (y compris des sociétés affiliées agissant à ce titre) qui fournissent des services en notre nom, notamment pour effectuer des transactions ou héberger et traiter les données. Dans ce cas, nos fournisseurs ne peuvent utiliser vos Renseignements qu’aux seules fins pour lesquelles ils y ont accès, et doivent maintenir la confidentialité des Renseignements qui leurs sont transmis.
- Dans le cadre d’une transaction commerciale, en relation avec le financement, la titrisation, l’assurance, la vente, la cession ou toute autre disposition proposée ou effective en tout ou partie de Cominar, ou de ses activités ou actifs, aux fins d’évaluer et/ou d’exécuter la transaction proposée. Les cessionnaires ou successeurs de Cominar, ou de ses activités ou actifs, peuvent utiliser et divulguer vos renseignements personnels à des fins similaires à celles décrites dans la présente Politique.
Divulguer des Renseignements personnels si cela s’avère nécessaire pour satisfaire aux exigences légales, réglementaires, ou autres exigences d’assurance, de vérification et de sécurité, et autrement avec votre consentement, ou tel que permis ou requis par la loi (y compris tel que requis par les lois canadiennes et étrangères applicables à nous ou à nos fournisseurs de services). Par conséquent, en réponse à une demande vérifiée des forces de l’ordre ou d’un représentant du gouvernement concernant une enquête criminelle ou une activité illégale présumée, nous pouvons (et vous nous y autorisez à) divulguer votre nom, votre ville, votre province, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel et l’historique de vos commandes sans assignation à comparaître. Toutefois, dans un souci d’équilibre entre votre droit à la vie privée et la possibilité de préserver la communauté de ses mauvais acteurs, nous ne divulguerons pas de Renseignements supplémentaires aux forces de l’ordre ou à d’autres représentants du gouvernement sans une assignation à comparaître, une ordonnance du tribunal ou une procédure légale similaire, sauf si la divulgation supplémentaire de Renseignements est nécessaire pour prévenir un préjudice physique ou une perte financière imminente.
- Dans l’éventualité où vos Renseignements seraient divulgués à l’extérieur du Québec, cette divulgation se fera conformément aux lois applicables. En utilisant le Site, vous consentez à ce que vos Renseignements soient divulgués à l’extérieur du Québec, lorsque nécessaire pour leur traitement, que cette divulgation soit faite par Cominar ou par un fournisseur de services.
- CONSENTEMENT
Consentement préalable à la Collecte
En poursuivant votre navigation sur notre Site et en nous transmettant des Renseignements à travers les moyens listés ci-haut, vous consentez à la Collecte, l’utilisation et la Divulgation de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique.
Refus de consentir
Lorsqu’un Utilisateur refuse de consentir à la Collecte de Renseignements, nous nous efforçons de lui offrir les mêmes services que s’il avait consenti.
Toutefois, certaines fonctionnalités et services du Site nécessitent l’obtention des Renseignements pour fonctionner correctement. Ainsi, il est possible que le refus d’un Utilisateur de consentir à la Collecte des Renseignements ait comme conséquence une offre de service de moindre qualité ou un service moins performant et/ou adapté. Parfois, les services ne pourront pas être rendus. Si vous refusez de consentir à la collecte de vos Renseignements ou retirez celui-ci ultérieurement, il pourrait avoir des conséquences sur les services rendus.
Publicité
Vous pouvez à tout moment vous désinscrire d’un abonnement à caractère publicitaire en cliquant sur la rubrique « Désinscription » prévue dans les courriels publicitaires que nous vous envoyons, le cas échéant.
Vous pouvez également refuser la réception de publicité en communiquant avec le Responsable de la protection des Renseignements personnels, par courriel ou par la poste, à l’adresse prévue à la section 10 intitulée « Nous joindre ».
Cookies et autres technologies de suivi
Lors de votre visite sur notre Site, nous utilisons des cookies et autres technologies de suivi similaires pour recueillir des informations afin de garder en mémoire vos préférences et vos paramètres lorsque vous naviguez sur notre Site. Les informations recueillies comprennent : votre adresse IP, la date et l’heure de votre visite, les pages que vous visitez, les fonctionnalités que vous utilisez, l’URL de référence d’où vous venez et celle vers laquelle vous allez ensuite, votre parcours (c’est-à-dire les pages que vous consultez, les liens sur lesquels vous cliquez et les autres actions que vous effectuez en rapport avec le Site), le type de votre navigateur et la langue sélectionnée.
De nombreux navigateurs web vous permettent de gérer vos préférences. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il refuse les cookies ou en supprime certains. Il se peut que vous puissiez gérer d’autres technologies de suivi de la même manière. Dans certains cas, les outils de suivi utilisés par les fournisseurs de services tiers peuvent être désactivés. Par exemple, Google vous permet de désactiver les cookies destinés à cibler les annonces en accédant à la page de désactivation de son site principal. Google Analytics peut également être désactivé, en téléchargeant le module complémentaire de navigateur disponible à cet effet. Vous pouvez également refuser l’utilisation de cookies par d’autres fournisseurs tiers en vous connectant à la page de désactivation des consommateurs de la Network Advertising Initiative.
- UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS
Les Renseignements collectés par Cominar nous permettent de réaliser les objectifs suivants : améliorer l’expérience Utilisateur ainsi que promouvoir et/ou vendre des produits et services.
Voici la liste des différentes utilisations de Renseignements ayant cours chez Cominar :
- Adapter nos établissements, nos Sites et nos applications aux préférences des Utilisateurs;
- Améliorer la performance de nos Sites et de nos applications offertes aux Utilisateurs;
- Distribuer des bulletins d’information;
- Distribuer des invitations;
- Répondre aux demandes de Renseignements;
- Effectuer des sondages;
- Cumuler des statistiques pour définir notre Utilisateur type et ses préférences;
- Effectuer des études de marché;
- Offrir des services et des partenariats adaptés aux préférences et aux besoins de nos Utilisateurs;
- Promouvoir des promotions et des programmes;
- Effectuer de la publicité ciblée;
- Prévenir les tentatives de fraude;
- Toute autre utilisation sous-jacente à la réalisation des objectifs mentionnés au premier paragraphe;
- Toute autre utilisation à laquelle l’Utilisateur consent expressément.
Les Renseignements sont gardés jusqu’à ce que la finalité de la collecte soit atteinte. Une fois que la finalité de la collecte est atteinte, les Renseignements sont détruits ou anonymisés pour une utilisation ultérieure conformément à la loi.
- HÉBERGEMENT DES RENSEIGNEMENTS ET SÉCURITÉ
Nous protégeons vos Renseignements à l’aide de mesures de sécurité de nature technique, matérielle et administrative, pour diminuer le risque de perte, d’utilisation frauduleuse ou d’accès, de Divulgation ou de modification non autorisés de ces Renseignements.
Accès
L’accès aux Renseignements détenus par Cominar est réservé aux seuls employés dont les tâches exigent l’utilisation de ces Renseignements, ainsi qu’aux seuls sous-contractants dont le mandat ou l’exécution du contrat rend nécessaire l’utilisation des Renseignements.
Hébergement
Nous pouvons faire appel à des fournisseurs tiers qui traitent ou conservent vos Renseignements en toute sécurité. Des mesures de sécurité sont utilisées par ces entreprises spécialisées, telles que des serveurs sécurisés et des pares-feux. Tous les fournisseurs tiers à qui vos Renseignements sont communiqués, notamment s’ils sont responsables de leur traitement ou conservation, se sont engagés à assurer la protection de ceux-ci.
Risques inhérents
Le partage de Renseignements via Internet n’est pas sans failles. Ainsi, même si nous prenons des mesures raisonnables, compte tenu de la sensibilité des renseignements concernés, pour protéger vos Renseignements, nous ne pouvons en garantir la protection. En aucun cas Cominar ne sera responsable d’une atteinte à la confidentialité de vos Renseignements que nous ne pouvions raisonnablement prévenir.
- UTILISATION PAR DES MINEURS
Le Site n’est pas destiné à être utilisé par des personnes de moins de 14 ans. Si vous êtes un parent ou tuteur et croyez que nous avons recueilli des Renseignements concernant un enfant de moins de 14 ans, communiquez avec le Responsable de la protection des Renseignements personnels, aux coordonnées indiquées à la section 10 intitulée « Nous joindre » ci-dessous.
- MODIFICATION DE LA POLITIQUE
La présente Politique entre en vigueur à la date figurant en haut de la Politique. Notre Politique peut être mise à jour de temps à autre. Nous vous conseillons de la consulter fréquemment. À notre discrétion, nous pourrons également vous contacter, notamment par courriel, pour vous aviser de changements à cette Politique.
- DROIT D’ACCÈS, DE MODIFICATION OU DE SUPPRESSION DE VOS RENSEIGNEMENTS
Conformément aux lois applicables, vous disposez, en certaines circonstances, d’un droit d’accès, de rectification ou de modification aux Renseignements vous concernant. Toute demande d’accès, de modification, de rectification ou de suppression de vos Renseignements doit être effectuée par écrit et nous être transmise à l’adresse de courriel ou postale indiquée dans la section 10 intitulée « Nous joindre » ci-dessous. Il se peut que, afin de traiter votre demande de façon adéquate, nous vous demandions de fournir certaines informations à votre sujet afin de confirmer votre identité.
Toute demande d’accès peut être sujette à des frais visant à couvrir les coûts engendrés par la Divulgation des Renseignements que nous possédons à votre sujet.
- NOUS JOINDRE
Si vous avez des questions, une demande relativement à la présente Politique ou une plainte à formuler, veuillez communiquer avec Marie-Josée Lapierre, par courriel ou par la poste, à l’adresse suivante :
Att. : Marie-Josée Lapierre
Fonds de placement immobilier Cominar
2820, boulevard Laurier, Complexe Jules-Dallaire – T3
Bureau 750
Québec (Québec) G1V 0C1
Télécopieur : 418 681-2946
confidentialite@cominar.com
Si vous souhaitez accéder à vos Renseignements, veuillez formuler votre demande par écrit au Responsable de la protection des Renseignements personnels, à l’adresse indiquée ci-dessus, en présentant des pièces d’identité satisfaisantes et la preuve de votre droit à l’accès, ainsi que des détails sur le type de Renseignements que vous cherchez. Nous répondrons à de telles demandes dans le délai prescrit par la loi ou, à défaut d’un délai prescrit, dans un délai raisonnable, et ce, à compter de la réception de tous les documents pertinents reliés à cette demande.